Excel puede ser un gran aliado en tu vida personal y profesional, así que reforzar cada vez más tus conocimientos en el uso de esta herramienta es primordial. A continuación, te doy algunas recomendaciones para que seas un experto en Excel.
Practica constantemente sobre la aplicación de diferentes funciones, creando escenarios o buscando la optimización de tu trabajo por medio de ellas. Por ejemplo: si deseas sumar un rango solo si la categoría es “Materia Prima” ¿Cuál función crees que nos permitiría realizar dicho cálculo en esta ocasión? ¡Exacto! La función lógica SUMAR.SI
Para conocer y aplicar las distintas funciones no debes aprenderte de memoria las sintaxis de las mismas. Excel nos facilita un cuadro de argumentos de función, con los pasos que debes seguir, y con el cual podrás guiarte en el desarrollo de la función. Sin embargo, toma en cuenta que es importante reconocer las principales funciones para saber cuando puedes ponerlas en práctica. PD: En nuestro curso de Excel Intermedio hemos creado un diccionario de funciones que podrás tener a mano siempre que lo necesites.
Conoce los principales atajos desde la herramienta de Excel, pero si te estás preguntado ¿Qué son atajos?, te cuento que son una combinación de teclas que te permitirán realizar acciones de una manera mucho más rápida que con tu mouse paso por paso, de modo que, podrás ahorrar tiempo con tan solo seleccionar un par de teclas, por ejemplo: o Shift + F11 : Inserta una nueva hoja o F4 : Repite la última acción. Además, al escribir una fórmula permite cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas o Ctrl + U : Nuevo libro de trabajo o Ctrl + E : Selecciona todas las celdas de la hoja actual o Ctrl + G : Guarda el libro de trabajo. Entre muchos otros.
Usa tablas de Excel y rangos con nombre, gracias a la utilización de dichas herramientas podrás simplificar las referencias y no tendrás que fijar valores o tener errores al ignorar datos importantes por no contemplarlos en el rango que utilizas. Ahora podrás preguntarte: ¿Cómo le doy formato de tabla a un rango?. En la pestaña de inicio encontrarás dicha opción:
¿Cómo puedes asignar un nombre a un rango?
Al seleccionar el rango de valores, al lado de la barra de fórmulas podrás encontrar un cuadro de nombres, el cual podrás editar para asignar el nombre que desees y después usar dicho nombre en distintas funciones.
Utiliza seguidamente los cursores de las celdas de Excel, ya que estos simplifican muchas acciones de completar valores o textos iguales, en secuencia o rellenar con solamente formato.
Ahorra tiempo de trabajo personalizando tu barra de herramientas desde Archivo → Opciones → Barra de herramientas de acceso rápido. Esto te permitirá disponer de forma instantánea las herramientas de Excel que más utilizas, por ejemplo: ordenamientos, formato de número, formato de fechas, etc.
Otra de las recomendaciones es agilizar las búsquedas, para ello puedes ordenar tus datos, ya sea con la función ORDENAR o con el Ordenar de la pestaña datos (el cual además puedes personalizar). También puedes hacer uso de funciones de búsqueda o filtros que te ayuden a navegar por tus datos de manera rápida, logrando resultados inmediatos.
Por último te recomiendo explorar nuestros cursos de Excel Básico, Intermedio y Avanzado, con los cuales podrás aprender sobre todas las recomendaciones antes mencionadas. Si deseas conocer sobre esto a profundidad, nuestros cursos cuentan con ejercicios que te ayudarán a llevar los conocimientos adquiridos a tu trabajo, estudio o vida personal.
¡Es el momento perfecto para que aprendas más sobre Microsoft Excel! Aplica todas las recomendaciones anteriores y serás todo un experto en el uso de esta herramienta.